プライバシーポリシー

1. 適用範囲

このプライバシーポリシーは、AMEDOn が提供する AMED 提出、議事録、日報、 実験 ID、プロジェクト関連情報の管理機能に適用されます。 AMEDOn は業務利用を前提とした Web アプリケーションです。

AMEDOn の運用、個人情報保護、Google Calendar 連携に関する連絡窓口は、shintaro.koizumi@legalontech.jpです。

2. 取得する情報

• Google ログインで取得する氏名、メールアドレス、所属組織のドメイン。
• Google Calendar 連携でユーザーが許可したカレンダー一覧、予定名、開始・終了日時、場所、会議 URL、参加者、主催者、作成者、公開/非公開などの予定状態、予定の識別に必要な情報。
• Google Calendar の継続連携に必要な認証情報。認証情報は暗号化して保存し、平文では保存しません。
• 議事録、会議記録、文字起こし、アップロードファイル、生成済み文書、日報、プロジェクト、実験 ID、ユーザー管理設定。
• 認証、監査、障害調査、セキュリティ保護に必要なアクセスログ、操作ログ、エラーログ。

3. Google Calendar データの利用目的

AMEDOn は Google Calendar を読み取り専用で利用します。取得した Calendar データは、 AMEDOn 内で会議予定を検出し、議事録作成、日報候補表示、 同期状態の確認に利用します。AMEDOn から Google Calendar の予定を作成、更新、削除することはありません。

• 会議 URL を含む予定を検出して、議事録作成の準備を行うため。
• 予定名、日時、場所、参加者情報を議事録と日報候補に反映するため。
• 同期対象カレンダー、最終同期日時、同期エラーをユーザー本人へ表示するため。
• 同一会議の重複した会議記録や議事録を防ぐため。

4. Google API Services User Data Policy

AMEDOn の Google API から受け取った情報の利用および他アプリへの転送は、 Google API Services User Data Policy の Limited Use 要件を含むポリシーに準拠します。 Google Calendar データを広告、マーケティング、販売、ユーザー追跡、または AMEDOn の主要機能と関係しない目的には利用しません。 また、Google Calendar データを汎用 AI モデルの学習に利用しません。

5. 第三者提供と委託先

AMEDOn は、法令に基づく場合、ユーザーまたは所属組織の指示がある場合、 またはサービス提供に必要な委託先に限定して情報を取り扱います。

• 認証、データ保管、予定連携、会議記録、文書作成、監査、障害調査に必要な外部サービスおよびクラウド基盤。
• 所属組織の指示、契約、またはサービス提供に必要な委託先。
• 委託先には、業務目的の達成に必要な範囲でのみ情報を取り扱わせます。

6. 保存期間と削除

AMEDOn は、業務上必要な期間、または所属組織との契約・運用上必要な期間に限って情報を保存します。 Google Calendar 連携を解除した場合、以後の Calendar 差分取得と議事録作成の準備は停止します。 既に作成済みの議事録、会議記録、日報、監査ログは、業務記録として保持される場合があります。

ユーザーまたは所属組織は、利用停止、アカウント無効化、削除、Google Calendar 連携解除について問い合わせできます。

7. セキュリティ

• Google Calendar 連携に必要な認証情報は暗号化して保存します。
• ユーザーデータは所属組織単位で分離し、必要な権限を持つ利用者だけがアクセスできます。
• 認証情報や秘密情報は画面、ログ、ドキュメントに平文で表示しません。
• 監査ログと運用ログを使い、不正アクセスや障害の調査を行います。

8. お問い合わせ

このポリシー、個人情報、Google Calendar 連携、データ削除に関する問い合わせは、shintaro.koizumi@legalontech.jpまでご連絡ください。